Secretarial Vista

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan dan tujuan tidak hanya didukung oleh ketersediaan yang lengkap dan up-to-date infrastruktur, tetapi juga ketersediaan sumber daya manusia yang dapat menyediakan hasil yang maksimal dan memiliki loyalitas yang tinggi, serta profesionalisme. Salah satu manusia sumber daya atau profesi yang dibutuhkan  oleh hampir semua bidang usaha, adalah profesi sekretaris.  Seorang sekretaris seringkali merupakan pusat informasi sebuah divisi atau perusahaan. Sekretaris juga merupakan “jantung” dari aktivitas pemimpin, sebagai sumber informasi bagi pemimpin.

Seorang sekretaris pada dasarnya adalah seorang asisten yang membantu pelaksanaan tugas dengan tujuan agar pemimpin dapat bertindak secara efektif melaksanakan nya.  Sekretaris dalam menjalankan tugasnya di kantor / perusahaan harus bisa menjaga rahasia kantor dan rahasia para pemimpin mereka. Sekretaris sebagai asisten pemimpin tugas tidak hanya melibatkan pekerjaan rahasia tetapi mencakup pengumpulan, pemrosesan, penggandaan, mengirim, menyimpan, memelihara dan menghancurkan bahan informasi / dokumen kantor, serta pekerjaan  manajerial, termasuk: perencanaan, pengorganisasian, penggerak dan pengendalian

Jenis jabatan sekretaris :

Adapun uraian kualifikasi jabatan sekretaris berdasarkan jenjang KKNI, sebagai berikut:

• Sekretaris Junior (Sekretaris KKNI Tingkat II)

1. Mampu melaksanakan satu tugas tertentu, menggunakan alat, dan informasi, dan pekerjaan prosedur yang biasa dilakukan, seperti serta menunjukkan kinerja dengankualitas terukur, di bawah langsung pengawasan atasannya

2. Memiliki pengetahuan operasional dasar dan pengetahuan faktual tentang pekerjaan tertentu bidang, sehingga mereka dapat memilih tersedia solusi untuk masalah itu biasanya timbul

3. Bertanggung jawab atas pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung jawab membimbing orang lain

• Sekretaris Senior (Sekretaris Tingkat III KKNI)

1. Mampu melaksanakan serangkaian tugas tertentu dengan menerjemahkan informasi dan menggunakan alat, berdasarkan sejumlah pilihan prosedur kerja, dan mampu mendemonstrasikan kinerja dengan kualitas dan kuantitas yang terukur, beberapa yang merupakan hasil karyanya sendiri dengan pengawasan tidak langsung

2. Menguasai operasional secara lengkap pengetahuan, prinsip umum dan konsep yang berkaitan dengan fakta bidang keahlian tertentu sehingga menjadi mampu memecahkan berbagai permasalahan yang ada lazim dengan metode yang tepat

3. Mampu bekerja sama dan berkomunikasi dalam lingkup pekerjaan

4. Bertanggung jawab atas pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung jawab untuk kuantitas dan kualitas pekerjaan orang lain

Berdasarkan jabatan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan menjadi:

• Secretary of the Organization

Sekretaris badan atau organisasi adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Kantor Pengelola. Sekretaris Organisasi sering disebut Sekretaris Eksekutif dan memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris perusahaan (sekretaris bisnis).

• Privat Secretary

Sekretaris kepala sering disebut sekretaris pribadi atau sekretaris pribadi. Seorang kepala sekretaris dalam posisinya adalah pemimpin yang melayani yang bertugas meringankan, memfasilitasi, dan

memfasilitasi pekerjaan tugas dan tanggung jawab pimpinan.

• Personal Secretary

Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang diangkat dan dibayar oleh individu yang melaksanakan kegiatan kantor untuk membantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan, mampu untuk mencegah pemimpin membebani beban atau masalah secara berlebihan.

Fungsi sekretaris adalah:

1. Membantu meringankan tugas pemimpin. Sebisa mungkin seorang sekretaris harus mengambil alih tugas yang dirinci dari pimpinan, jadi pemimpin tidak perlu memikirkan yang kecil hal-hal yang telah didelegasikan kepada sekretaris. Begitu pula keputusan yang akan diambil oleh pimpinan sebesar itu harus ditindaklanjuti oleh sekretaris.

2. Menangani informasi untuk para pemimpin. Semua keputusan yang diambil oleh kepemimpinan sangat bergantung pada kelincahan sekretaris dalam mengumpulkan, memilih, memproses, dan menyampaikan informasi.

3. Menjadi perantara (menghubungkan). Harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak-pihak yang terlibat dalam hubungan kerja dengan pimpinan

Tugas Kesekretariatan

Tugas Kesekretariatan dibagi berdasarkan:

1. Tugas rutin

Adalah tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah dari pimpinan. Tugas ini meliputi: menyusun / membuat surat, mengelola dan mengendalikan surat, mengelola arsip, menerima dan melayani tamu dan mengunjungi, menerima dan melayani telepon dan panggilan, mengatur jadwal kegiatan kepemimpinan dan menyiapkan laporan.

2. Tugas Spesifik

Adalah tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian spesifiknya karena adanya unsur kepercayaan bahwa seorang sekretaris mampu menjaga rahasia perusahaan. Tugasnya antara lain: menyusun surat perjanjian kerja sama dengan relasi atau instansi luar, menyusun surat rahasia, mengatur pertemuan bisnis, dan lainnya.

3. Tugas Spesial

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut kebutuhan pimpinan, diantaranya: pengaturan tata letak peralatan dan perlengkapan kantor di ruang pimpinan, sebagai penghubung hubungan, mewakili seseorang yang menerima donasi untuk dana atau kebutuhan kegiatan lainnya.

4. Tugas sosial

Tugas sosial meliputi: mengurus rumah tangga kantor, mengurus dan mengelola kelengkapan kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, dan menyampaikan ucapan selamat kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas keuangan

Seorang sekretaris menjalankan tugas yang berkaitan dengan keuangan kantor hanya yang berkaitan dengan pengelolaan kas cadangan / kas kecil atau biasa disebut kas kecil yang digunakan untuk operasi rutin sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada unit kerja dan / atau perusahaan yang bersangkutan.

6. Tugas resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis antara lain: mengatur telepon (menerima dan menjawab telepon, dan menulis pesan penting yang disampaikan), mengelola tamu yang akan mengunjungi pimpinan, dan lainnya.

7. Tugas tak terduga

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya: mempersiapkan rapat / laporan / pidato atau pernyataan pimpinan, membuat gambaran berita dan artikel yang dimuat di koran / majalah / media lain yang terkait dengan kepentingan perusahaan

8. Tugas Sekretaris dalam Rapat Bisnis

Rapat bisnis adalah rapat yang digunakan untuk membahas informasi, mendengarkan kembali maju, menyelesaikan masalah dan menciptakan sesuatu yang baru terkait dengan bisnis.

Tanggung  Jawab Sekretaris :

1. Tanggung Jawab Pribadi.

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas kinerja dan usahanya sendiri untuk berkembang ke arah dan kualitas yang lebih baik dengan mengatur dirinya sendiri agar ia dapat berprestasidengan kinerja yang sangat baik dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari.

2. Tanggung Jawab Internal.

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas upaya pencapaian kinerja dan mempengaruhi kinerja organisasi / perusahaan. Tanggung jawab ini bisa jadi diwujudkan melalui:

a. Menciptakan suasana yang kondusif sehingga dapat menunjang kelancaran pekerjaan para karyawan

b. Memberikan dukungan penuh untuk segala bentuk penciptaan budaya kerja yang positif

c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di kantor dengan mengelola bawahan di tempat kerja

3. Tanggung jawab atas kesuksesan perusahaan. Seorang sekretaris berperan aktif dalam membantu kelancaran tugas pimpinan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

4. Tanggung Jawab Jaringan.

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab untuk memperluas kemampuannya cakrawala dan menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan terkait untuk meningkat berdaya saing, menjaga dan ikut serta mengembangkan citra perusahaan, melalui upaya untuk memperluas hubungan kerja perusahaan, mengatur dan juga mengawasi organisasi acara formal dan informal.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu tanggung jawab yang sangat penting dari posisi tersebut, yaitu tanggung jawab hukum sebagai perantara dalam berbagai macam bidang kegiatan transaksi untuk kepentingan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus bertindak hati-hati, karena sekretaris mempunyai peran sebagai perantara bagi pimpinan, di dalamnya seorang sekretaris sekaligus bertindak sebagai wakil ketua dalam berbagai kegiatan yang berkaitan dengan urusan bisnis perusahaan dengan pihak ketiga.